Digitalizujeme i vaši firmu — začneme tím, co vás nejvíc zdržuje

Ve většině malých firem se najde práce, kterou nikdo nenazývá problémem. Někdo opíše bankovní výpis do tabulky, protože „to tak bylo vždycky“. Někdo přeposílá faktury účetní, protože jinak by je neviděla. Někdo hledá v e-mailech, kdy se vlastně podepisovala ta smlouva na telefony.

Každá taková věc zabere dvacet minut. Ale opakuje se každý týden, někdy každý den, a to celý rok. Když si to posčítáte, vyjdou z toho týdny práce, za kterou nikdo nezaplatí.

Jak poznáte, že vás rutina stojí peníze

Projděte si tyhle otázky. Když u některé přikývnete, má smysl zavolat:

• Opisuje někdo ručně čísla z PDF, z výpisu nebo z e-shopu do tabulky nebo do účetního systému?
• Trvá sestavení měsíčního přehledu déle než půl hodiny, protože se musí stáhnout data z několika míst?
• Musíte hledat, kdy končí smlouva, kdy byla poslední revize nebo kde je kupní doklad k notebooku?
• Má někdo v počítači složku ve stylu faktury_2026_nove_final?
• Čeká účetní na podklady, které jsou někde v e-mailu — a vy jí je musíte posílat ručně?
• Zjistíte, že něco nepřišlo, až když je po termínu?

Nejde o to, že to lidé dělají špatně. Jde o to, že počítač to umí dělat sám, přesněji a zdarma.

Co pro vás umíme nastavit

Velká data, výpisy a exporty

Bankovní výpisy, odečty energií, exporty z e-shopu, sestavy z účetnictví. Kde dnes někdo stahuje soubory a lepí je do tabulky, může běžet přehled, který se aktualizuje sám a ukazuje jen to, co vás zajímá. Z deseti tisíc řádků se stane jedna obrazovka s čísly, na která se díváte ráno u kávy.

Když se někde objeví hodnota mimo obvyklý rozsah, přijde upozornění. Nemusíte to hlídat očima.

E-maily a podklady

Faktury a doklady přijdou e-mailem, uloží se do archivu, pojmenují se podle dodavatele a data a připraví se jako podklad pro účetní. Ostatní pošta se roztřídí do složek podle toho, od koho je a čeho se týká. A když faktura, která chodí každý měsíc, najednou nepřijde, dozvíte se to — protože ten výpadek obvykle znamená, že se něco pokazilo.

Víc jsme o tom psali v článku Faktury, které se zpracují samy.

Smlouvy a evidence

Smlouvy na jednom místě, s datem podpisu, výpovědní lhůtou a termínem obnovy. Místo hledání v e-mailech přijde upozornění tři měsíce předem, aby byl čas vyjednávat. Stejně se dá vést evidence zaměstnanců, školení, pojištění nebo nájmů — podle toho, co máte.

Majetek a servis

Co kde je, kdo to má, kdy se to kupovalo, jaká je záruka, kdy byla revize. Přehled majetku není papír do šuplíku, ale živý seznam, který vám řekne, co se příští měsíc musí řešit. Hodí se při inventuře, při pojistné události i tehdy, když se někdo ptá, proč ten počítač pořád padá.

Jak spolupráce vypadá

Nedělá se půlroční projekt za stovky tisíc. Postup je jednoduchý:

1. Sedneme si na hodinu a projdeme, co ve firmě děláte rukama. Většinou během té hodiny najdeme tři až pět věcí, které jdou nastavit.
2. Vybereme jednu, u které je nejlepší poměr mezi ušetřeným časem a prací na nastavení. Řekneme rovnou, kolik to bude stát a za jak dlouho to bude hotové.
3. Nasadíme ji a necháme běžet. Vy ji používáte, my doladíme, co se v praxi ukáže.
4. Až funguje, pustíme se do další. Nebo ne, když vám to zatím stačí.

Většinu věcí stavíme nad tím, co už platíte — Microsoft 365, účetní systém, firemní NAS. Nemusíte kupovat nový software.

Co z toho budete mít

• Čas lidí jde do práce, která vydělává, místo do přepisování
• Méně chyb — počítač se nepřepíše ani neopomene řádek
• Přehled, který je po ruce, ne v hlavě jednoho člověka
• Věci se řeší s předstihem, ne na poslední chvíli

První konzultace je zdarma a nezavazuje k ničemu. Napište nebo zavolejte a projdeme, co by se u vás vyplatilo nastavit první.